Powinna być prowadzona w przypadku użytkowania przez przedsiębiorstwo pojazdów nie wymienionych w poprzednim artykule. Ewidencja przebiegu pojazdu jest konieczna oraz jest obowiązkiem podatnika ponieważ dla tych pojazdów koszty paliwa podlegają limitowaniu.
Wyznaczanie limitów
Odbywa się na podstawie ewidencji przebiegu. W tych przypadkach należy pamiętać, iż wyznaczony limit będzie obejmował nie tylko koszty zakupu paliwa ale także wiele innych elementów takich jak: koszty wynajmu, koszty napraw, koszty ubezpieczeń sumując wszystkie koszty związane z eksploatacją takiego pojazdu. Co najważniejsze jeżeli nie prowadzimy ewidencji przebiegu pojazdu nie możemy mówić o kosztach uzyskania dochodu dotyczących tego samochodu osobowego
Obowiązek prowadzenia tzw. kilometrówki dotyczy zatem osobowych:
- samochodów prywatnych właściciela, wspólników firmy, jeśli te samochody osobowe nie są wprowadzone do ewidencji środków trwałych,
- samochodów prywatnych pracowników, jeśli auta te są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczenie nie jest ryczałtowe,
- samochodów wynajmowanych,
- samochodów zastępczych,
- samochodów używanych na podstawie umów dzierżawy czy też użyczenia.
Czyli przedsiębiorstwo którego majątek nie stanowi dany pojazd a pojazd ten jest wykorzystywany w przedsiębiorstwie zgodnie z prowadzoną działalnością, ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu tegoż pojazdu i rozliczania wydatków na zakup paliwa do tego samochodu na podstawie wynikającego z tej ewidencji limitu. Natomiast jeżeli samochód osobowy stanowi własność naszego pracownika ale nie jest zaliczony do środków trwałych z uwagi na wartość nieprzekraczającą 3500zł lub okres użytkowania tego pojazdu jest krótszy niż rok, to przedsiębiorstwo nie musi prowadzić ewidencji przebiegu a wydatki na zakup paliwa do takiego samochodu stanowią w całości koszt podatkowy.
Zwróćmy uwagę, iż nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jeśli samochód prywatny jest używany przez pracownika do celów dojazdu do pracy lub prac „lokalnych”, a rozliczenie w takich przypadkach następuje na podstawie ryczałtu.
Natomiast w przypadku odbywania podróży służbowych samochodem niebędącym własnością pracodawcy nie prowadzi się ewidencji przebiegu pojazdu w ujęciu miesięcznym – na rozliczeniu podróży służbowej ujmuje się liczbę przejechanych kilometrów.