Podatkowy sposób rozliczenia zakupionego paliwa w głównym stopniu zależy od rodzaju posiadanego pojazdu oraz od podstawy prawnej wykorzystywania tego pojazdu.
Samochód ciężarowy i nie osobowy
Najkorzystniejsza z punktu widzenia przedsiębiorcy jest sytuacja gdy mamy do czynienia z samochodem ciężarowym.
Jeżeli mam do czynienia z samochodem o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony musi on spełniać poniższe wymagania:
- ma jeden rząd siedzeń, oddzielonych od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i klasyfikowany jest na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van,
- ma więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; do obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim trzeba przyjąć, że długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzonej w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków,
- ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków,
- posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
- jest pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.).
Całość wymagań musi być oczywiście potwierdzona badaniem technicznym przeprowadzonym przez okręgową stację kontroli pojazdów. Pojazd taki możemy uznać za samochód nie uznawany za osobowy.
W przypadku takich samochodów nie ma znaczenia zarówno forma użytkowania tego pojazdu, jak i fakt, czy stanowi ono własność przedsiębiorstwa, czy jest użytkowane na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy czy jest na potrzeby działalności gospodarczej czy tylko użyczone. Koszty paliwa, a także inne koszty związane z eksploatacją pojazdu możemy w całości wprowadzić do kosztów uzyskania przychodów, jedynym warunkiem jest wykorzystywanie pojazdu zgodnie z prowadzoną działalnością.
Samochody osobowe
Jeżeli chodzi o samochody osobowe najważniejszy jest tytuł prawny na podstawie którego wykorzystujemy samochód. Jeżeli pojazd jest wpisany do środków trwałych przedsiębiorstwa to koszt paliwa nie podlega limitowaniu. Natomiast jeżeli istnieje związek między kosztami nabywanego paliwa a przychodami firmy, to wydatki na paliwo, po uwzględnieniu regulacji VAT, są w pełnej wysokości zaliczane do kosztów uzyskania. W przypadku samochodów osobowych, które są używane w firmie na podstawie umowy leasingu operacyjnego występuje brak ograniczeń.